Статьи

Автоматизация учета - зачем это нужно?

12.08.2015

Журнал "Ресторанные ведомости" № 3, март 2000 г.

Профессионалам, работающим в ресторанной сфере, не нужно объяснять, что такое учет. Это целая "стихия", которая контролирует процесс производства и позволяет отчитываться перед налоговыми органами.

Учет в ресторане имеет свою специфику - сам вид деятельность здесь предполагает сочетание производства и торговли. И этот процесс отражается именно в складском учете. Чтобы представить всю сложность задачи, достаточно перечислить объекты и участки для учета движения товаров.

Их, казалось бы, немного - всего по три:

Товары, закупаемые с целью продажи; они же иногда являются и сырьем для производства. Например, алкогольные напитки могут продаваться в чистом виде либо входить в состав коктейлей.
Полуфабрикаты, результат производства, входящие в состав продаваемых блюд, но не являющиеся объектами продажи. Например, фарш входит в состав котлет, тефтелей и т.п.
Блюда и полуфабрикаты - результат производства и объект продажи;
Непосредственно склад, где ответственное лицо - кладовщик, принимающий товары от внешних поставщиков и по мере необходимости выдающий их на кухню и в бар.

Производство, где ответственным лицом является технолог или шеф-повар. Место розничной торговли: бар, где ответственный - бармен. Однако для эффективной работы ресторана необходимо контролировать движение каждого товара на конкретном участке. С этой целью, а также для расчета себестоимости и цены готовой продукции составляют калькуляционные карты, которые основаны на данных о поставках сырья и технологических картах. Последние описывают технологию приготовления полуфабрикатов и блюд, а также нормы закладки сырья. По закону любые изменения в нормах закладки и в стоимости сырья должны отражаться в калькуляционной карте.

Как это делалось раньше? Для каждого объекта заводилась отдельная карточка. В результате их набиралось несколько сотен. Чтобы составить элементарный отчет, нужно было все перебрать и произвести огромное число арифметических операций. Понятно, что бухгалтеры считали такую работу каторгой. Но еще сложнее - контролировать работу кухни. Даже при применении самого простого способа - сличения фактических остатков товара на каждом участке с расчетными необходимо было высчитывать количество использованных продуктов, причем все расходы сырья и приходы готовой продукции отражались в товарных карточках.

Но и это еще не все. Для оперативного управления рестораном обязателен и учет денег. Чтобы определить прибыльность предприятия, найти слабые места в ведении хозяйства, нужно знать затраты на производство, частью которых являются затраты на покупку сырья. Согласитесь, что производить подобные расчеты на калькуляторе более чем затруднительно.

Повысить эффективность этого процесса помогла только полная его автоматизация, которая сегодня, к счастью, не является проблемой.

В компьютерных системах складского учета формы для ввода данных максимально приближены к оригинальным документам. Их можно выбрать из соответствующих словарей (товаров, единиц измерения, мест хранения, корреспондентов) простым нажатием нескольких клавиш. Кроме того, вводить данные можно при помощи сканеров для чтения штрих-кода.

Автоматизация позволяет вести складской учет и между подразделениями ресторана. В компьютер заносится документ о внутреннем перемещении товаров, которые списываются в подразделении-источнике и приходуются у получателя. В базе данных хранятся и электронные копии рецептов, и история их изменений. Поэтому можно отслеживать динамику изменений сырьевого набора и его стоимости и за считанные секунды получать полную картину работы кухни.

Производственный процесс и отпуск готовых изделий отражается в заборных листах или в расходных накладных. Обрабатывая их, компьютер фиксирует расход сырья, необходимый для получения продукции, приход готовых изделий и рассчитывает себестоимость. Документы по расходу блюд также можно формировать автоматически - для этого кассу и складской компьютер надо связать в единую сеть. В результате все данные о приготовленных блюдах (включая выручку) заводятся официантами и кассирами.

В конце рабочего дня сведения из кассы попадают в базу данных компьютера. На их основе формируются документы по расходу блюд, и строится вся последующая документация: расходные накладные, акты списания продуктов с производства и т.д. Так проводится аналитический учет. Затем эти документы передаются в другие системы, например, в бухгалтерскую, где ведется свой, синтетический учет денежных сумм.

На основе данных о движении товаров составляются расчетные остатки по каждому подразделению, а для контроля проводится инвентаризация. В компьютер при помощи сканера штрих-кода заносятся фактические остатки, и после этой несложной операции тотчас появляется результат: количество и сумма "излишков" и "недостач".

Отдельная тема - инвентаризация в баре. Посчитать остатки здесь не так просто, поскольку не все напитки продаются целыми бутылками. Иногда для расчета таких остатков бармены выливают содержимое бутылок в измерительные мензурки, а потом заливают обратно. Однако современные системы учета позволяют использовать для инвентаризации специальные весы. В базу данных заносится информация о таре, и бармену остается только поставить бутылку с напитком на весы и отметить ее массу в компьютере. Расчет "излишков" и "недостач" произойдет автоматически.

Все описанные возможности автоматизации складского учета отражены в системе складского учета R-Keeper StoreHouse. Поскольку она является элементом ресторанной системы R-Keeper, есть возможность использовать данные, поставляемые ее кассовой частью. Это позволяет рассчитывать остатки в баре и на кухне в режиме ON-Line и производить внезапные проверки в этих подразделениях ресторана. А так как программное обеспечение разработано в России, система хорошо учитывает именно отечественную специфику.

Следующая статья