Обслуживание банкетов

Журнал "Гостиница и ресторан: бизнес и управление" № 5(100), август 2012 г.

Свадьба, как и любой другой банкет, проводимый гостиницей или рестораном, требует максимальной координации действий всех служб, связанных с проведением мероприятия, и четкого контроля. В решении этих задач помогаетмодуль АСУ «Обслуживание банкетов», рассказать о котором мы попросили специалистов.

Андрей Барменков, руководитель проекта Shelter компании UCS (ЮСИЭС)

Какие операции позволяет автоматизировать модуль АСУ «Обслуживание банкетов»?

Компания UCS предлагает для автоматизации гостиниц и других объектов размещения систему Shelter, а для управления рестораном гостиницы – самое популярное и широко применяемое решение по автоматизации ресторанов любого формата и масштаба – R-Keeper. Данные системы отлично интегрируются между собой и позволяют комплексно управлять объектом размещения. Что касается модуля «Обслуживание банкетов», то в системе Shelter он называется «Менеджер мероприятий». С помощью этого приложения можно планировать различные мероприятия в рамках групповых и VIP заездов гостей; управлять ресурсами отеля – бронировать услуги конференц-залов, банкетных залов, развлекательных центров, бассейнов, саун; определять заранее меню для планируемых мероприятий; фиксировать все данные по клиенту, оплатам, другую важную информацию.

Какие преимущества дает автоматизация этого сервиса владельцу бизнеса? Персоналу?

Автоматизация сервиса по обслуживанию крупных и ответственных мероприятий – банкетов на базе систем Shelter и R-Keeper дает возможность персоналу ресторана заранее определиться с выбором блюд, рассчитать количество продуктов, которые будут необходимы для их приготовления, грамотно спланировать закупки и подготовку. Владельцу же позволит избежать финансовых потерь, связанных с ошибками в расчете или недобросовестностью персонала, и быть уверенным, что банкет пройдет на должном уровне – репутация заведения не пострадает. Важное преимущество автоматизации – возможность формирования отчетов по проводимым мероприятиям индивидуально для каждой из служб гостиницы. Особо актуальна автоматизация сервиса по обслуживанию банкетов и других мероприятий для гостиниц, в которых количество банкетных и конференц-залов больше двух. Благодаря тому, что все модули системы Shelter работают с общей базой данных, информация о бронировании банкетов автоматически попадает в общую сетку мероприятий гостиницы и позволяет избежать накладок, когда по ошибке персонала разные мероприятия планируются на одно и то же время в одном и том же месте. Более того, система автоматически формирует для каждой из служб, участвующих в организации и проведении банкета, индивидуальное задание на его подготовку.

Является ли «обслуживание банкетов» отдельным, факультативным, модулем программы или такая опция есть у всех автоматизированных систем управления?

В системе автоматизации гостиниц Shelter «обслуживание банкетов» – встроенная функция и входит в базовую конфигурацию.

Расскажите об особенностях вашего модуля «Обслуживание банкетов».

Информация о бронировании банкетов и других мероприятий, попадая в систему Shelter, автоматически отражается в окне «Загруженность ресурсов» и доступна всем ответственным лицам, при этом благодаря средствам визуализации сразу виден статус мероприятия: «не началось», «в процессе» или «закончилось». Пользователь имеет возможность выбирать удобный для него вид представления информации, например, в виде таблицы или «шахматки». Благодаря встроенному в модуль календарю облегчается выбор даты банкета, даже если он запланирован за год вперед. Удобная система фильтров позволяет делать выборку информации по интересующим параметрам. Система сама контролирует емкость имеющихся ресурсов (залов для проведения мероприятий), при попытке зарезервировать под большой банкет зал на небольшое количество мест уведомит пользователя о недостаточной емкости данного ресурса.